Để phục vụ tốt hơn

Hiện đại hóa hành chính thuế bằng hóa đơn điện tử

Theo tính toán của VNPT, chi phí của doanh nghiệp (DN) cho việc sử dụng hóa đơn giấy hiện nay bình quân vào khoảng 2.550 - 2.800 đồng cho mỗi tờ hóa đơn. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thì chi phí chỉ còn khoảng 300 đồng cho mỗi tờ hóa đơn (giảm 90% chi phí). Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác cho DN như an toàn, tiện lợi, tiết kiệm thời gian, công sức…

Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính thuế, tạo thuận lợi cho DN và góp phần ngăn chặn, giảm thiểu tình trạng gian lận về hóa đơn, ngày 15/12/2016, Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa đã phối hợp với Trung tâm kinh doanh VNPT Khánh Hòa tổ chức Hội nghị giới thiệu hướng dẫn thực hiện các quy định về HĐĐT với sự tham dự của hơn 100 DN trên địa bàn tỉnh nhằm giới thiệu phổ biến chung về chủ trương, định hướng, các quy định pháp lý liên quan đến việc sử dụng HĐĐT và các giải pháp hỗ trợ DN đăng ký sử dụng HĐĐT nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và phòng tránh rủi ro đối với các trường hợp gian lận về hóa đơn.

Tại Hội nghị, các DN đã được Cục Thuế phổ biến giới thiệu những vấn đề chính liên quan đến việc sử dụng HĐĐT cũng như những lợi ích thiết thực của việc sử dụng HĐĐT, theo đó, HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy truyền thống, đã được Bộ Tài chính chấp nhận và được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT (có hiệu lực thực hiện từ 01/05/2011) và Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Để khởi tạo và sử dụng HĐĐT, các DN cần đáp ứng một số điều kiện như: Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng; Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT; Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng , bảo quản và lưu trữ HĐĐT; Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định; Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn; Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Đánh giá về lợi ích của việc sử dụng HĐĐT đối với DN, ông Trần Sỹ Quân - Phó Cục trưởng Cục Thuế cho biết: Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho các DN, đặc biệt là đối với các DN, tổ chức có quy mô phát hành chứng từ, hoá đơn hàng năm với số lượng lớn và thường xuyên như viễn thông, điện, nước, xăng dầu, ngân hàng, tín dụng, truyền hình, DN cung cấp dịch vụ hàng hóa ...  Cụ thể một số lợi ích có thể thấy rõ như: Tiết giảm tối đa chi phí và thời gian in ấn, gửi hóa đơn cho khách hàng, giảm chi phí bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu do quá trình xử lý nhanh, thông tin trên HĐĐT được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của DN mua bán hàng hoá, dịch vụ; rút ngắn thời gian giao dịch với khách hàng và với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị DN cũng như góp phần bảo vệ môi trường. Khi sử dụng HĐĐT, các DN sẽ không phải mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành như đối với hóa đơn giấy. Mặt khác, việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển. Do đó, hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và các khoản tiền phạt liên quan…

Về phía cơ quan thuế, việc triển khai áp dụng HĐĐT cũng là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục hành chính rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho DN. Đồng thời, việc triển khai HĐĐT cũng sẽ giúp ngành thuế kiểm soát chặt chẽ quá trình tạo, lập và phát hành hoá đơn của người nộp thuế; hỗ trợ hiệu quả cho công tác đối chiếu, xác minh hoá đơn để phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

Khi HĐĐT được sử dụng rộng rãi, nguy cơ làm giả hoá đơn hoặc cố tình sử dụng hóa đơn bất hợp pháp của DN sẽ được giảm thiểu vì mọi thông tin về hóa đơn đã phát hành, loại hóa đơn sử dụng, tình trạng hóa đơn đang có giá trị sử dụng hay không còn giá trị sử dụng đều có thể tra cứu được thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn tập trung của cơ quan thuế. Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, dữ liệu từ HĐĐT của DN khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước. Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để DN phát triển…

Một DN có mặt tại Hội nghị chia sẻ, từ trước đến nay, DN muốn phát hành hóa đơn phải thực hiện nhiều thời gian, thủ tục để đăng ký, thông báo phát hành và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. Việc áp dụng HĐĐT sẽ giúp DN giảm thời gian đăng  ký, thông báo phát hành hóa đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. DN tiết kiệm được thời gian, giảm thủ tục hành chính, bớt rủi ro, từ đó góp phần nâng cao uy tín của DN đối với khách hàng. Mặt khác, khi sử dụng HĐĐT, DN không những nhận được những tiết kiệm chi phí về tiền bạc, đi lại, thời gian… mà còn mang lại những giá trị cơ hội khi DN cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN.

Cùng quan điểm trên, đại diện một DN khác cho biết, từ trước đến giờ DN vẫn sử dụng hóa đơn giấy là hóa đơn đặt in, sau khi xuất hóa đơn phải gửi tới khách hàng thông qua đường bưu điện, đường vận chuyển hàng hóa hoặc giao cho nhân viên chuyển trực tiếp tới khách hàng. Tuy nhiên, việc gửi, nhận hóa đơn theo các hình thức này mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn, kéo theo những hệ lụy xấu ảnh hưởng tới hoạt động của DN như tranh chấp với khách hàng, trách nhiệm báo cáo và xử phạt của cơ quan thuế ... Với HĐĐT, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng qua đường điện tử và hoàn toàn loại bỏ được rủi ro mất, cháy hỏng hóa đơn.

Những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT đối với DN là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên trên thực tế, số lượng các DN tham gia sử dụng vẫn còn hạn chế, đến thời điểm hiện tại, trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa mới có 09 DN thực hiện khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT với tổng số hóa đơn đã phát hành theo quy định là 34.080.788; số lượng hóa đơn đã báo cáo sử dụng đến hết ngày 30/09/2016 là: 11.308.357 số.

Theo đánh giá của Cục Thuế, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc còn quá ít DN sử dụng HĐĐT cho đến nay là do thói quen của cả người dân và DN trong việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống khi mua bán hàng hóa, dịch vụ.  Mặt khác phần lớn DN cũng còn chưa hiểu rõ về tính an toàn, tin cậy và lợi ích của việc sử dụng HĐĐT nên còn e ngại trong việc chuyển sang sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy. Ngoài ra do hạn chế về nguồn lực tài chính nên đa số các DN nhỏ và vừa cũng chưa chú trọng việc đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho việc sử dụng HĐĐT.

Để nhân rộng việc sử dụng HĐĐT trong cộng đồng DN cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc triển khai HĐĐT trong thời gian tới, về phía các cơ quan quản lý Nhà nước cần bổ sung, hoàn thiện cơ sở pháp lý về HĐĐT và có những chính sách ưu đãi nhất định nhằm thúc đẩy khuyến khích các DN chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT, đồng thời khẩn  trương tổng kết việc thực hiện thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh để mở rộng áp dụng trên phạm vi toàn quốc nhằm làm tăng tính an toàn, tin cậy cho việc sử dụng HĐĐT.

Bên cạnh đó, cần đầu tư nâng cấp về cơ sở hạ tầng thông tin, các điều kiện quản lý, bảo mật an toàn hệ thống bảo đảm sự đồng bộ, thông suốt, đáp ứng yêu cầu triển khai HĐĐT và tạo thuận lợi tối đa cho DN. Đối với các DN tham gia cung cấp dịch vụ về HĐĐT cũng cần có những quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm trong việc bảo mật thông tin người sử dụng. Về phía ngành thuế và các cơ quan truyền thông cũng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền về những lợi ích của HĐĐT, kịp thời tư vấn hỗ trợ giải đáp các vướng mắc của DN trong quá trình thực hiện nhằm khắc phục tâm lý e ngại khi sử dụng HĐĐT./.


Nguyễn Văn Thắng
Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa














711118
Đang online: 49