Theo quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì từ ngày 01/11/2020, Người nộp thuế phải chuyển sang sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp còn chưa tích cực chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Từ nay đến lúc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử là khoảng thời gian chuẩn bị, cũng như tập làm quen mà doanh nghiệp cần tận dụng để không bị động trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đây là một số nội dung mà hiện nay doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử:
1. Trước ngày 01/11/2020 , doanh nghiệp được thực hiện nhiều hình thức hóa đơn:
Theo khoản 3, điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ thì: Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 20 10 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn c òn hiệu lực thi hành.
Khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định : Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Như vậy, trước ngày 01/11/2020, Doanh nghiệp đã, đang sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, thì vẫn được sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong thời gian đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Doanh nghiệp cần tận dụng khoảng thời gian này để từ bước áp dụng hóa đơn điện tử cho từng bộ phận hoặc từng lĩnh vực trước khi áp dung cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.
Cục Thuế tổ chức Hội nghị tập huấn chính sách thuế mới và đối thoại doanh nghiệp
2. Điều kiện để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử l ý, sử dụng, bảo quản v à lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ tr ình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử :
Bước 1 : Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
+ Mẫu số 01 Phụ lục ban hành k èm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC .
Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử :
- Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền / nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử :
Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử)
Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành các bước trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua: Nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.
Các Doanh nghiệp trên địa bàn cần nghiên cứu và sớm chủ động triển khai sử dụng hóa đơn điện tử để từ ngày 01/11/2010, thời điểm bắt buộc chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Mọi vướng mắc, các Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa (Phòng Tuyên truyền & Hỗ trợ người nộp thuế) và các Chi cục Thuế trực tiếp quản lý để được hỗ trợ.
Cao Xuân Hưng