Năm 2021, dịch bệnh Covid-19 vẫn diễn biến phức tạp đã tác động và ảnh hưởng nặng nề đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội trên phạm vi cả nước. Song, công tác xây dựng, áp dụng, duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (TCVN ISO 9001:2015) trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa được tổ chức triển khai thành công và đạt hiệu quả cao. Việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (CQHCNN) trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa đã giúp tiêu chuẩn hóa quy trình và nghiệp vụ, tạo ra một phương pháp làm việc vừa chặt chẽ vừa linh hoạt, vừa bảo đảm sự đồng bộ trong toàn hệ thống hành chính tỉnh vừa bảo đảm sự kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ và chất lượng tại từng khâu công việc, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp cũng như đáp ứng các yêu cầu của pháp luật. Đến nay, HTQLCL tại tỉnh Khánh Hòa ngày càng khẳng định được vai trò là một công cụ quan trọng góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính (CCHC), xây dựng nền hành chính hiện đại, hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân.
Đạt được thành công này, bên cạnh các biện pháp chỉ đạo quyết liệt của UBND tỉnh, là quyết tâm và sự linh hoạt của cơ quan đầu mối là Sở Khoa học và Công nghệ (Sở KHCN) trong việc áp dụng đồng bộ, khéo léo các giải pháp sử dụng công nghệ thông tin, sử dụng mạng internet, tích hợp nhiều phương thức để triển khai thực hiện công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trên địa bàn tỉnh cho phù hợp, thích ứng với từng thời điểm diễn biến của dịch bệnh Covid-19.
Quang cảnh buổi làm việc thông nhất công tác tổ chức triển khai chuyển đổi trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố
Kết quả, Sở KHCN đã chủ trì, phối hợp cùng với Đơn vị tư vấn là Viện Năng suất Việt Nam (Viện NSVN) tổ chức triển khai thành công giai đoạn 2 công tác đào tạo, tư vấn chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 cho 168 CQHCNN trong 97 HTQLCL cấp huyện và cấp xã tại 06 địa bàn còn lại (TP. Cam Ranh; TX. Ninh Hòa; huyện Vạn Ninh; huyện Cam Lâm; huyện Khánh Vĩnh; huyện Khánh Sơn), theo Đề án được UBND tỉnh ban hành tại Quyết định số 1439 /QĐ-UBND ngày 15/5/2019.
Theo đó, công tác khảo sát, đánh giá sơ bộ hiện trạng áp dụng HTQLCL để lập kế hoạch đào tạo, tư vấn chuyển đổi cho các CQHCNN, tiếp tục được thực hiện theo phức thức gián tiếp qua hồ sơ và tài liệu. Phương thức này đã đem lại hiệu quả, tích kiệm thời gian, nguồn lực và tạo được sự chủ động cho CQHCNN và Viện NSVN trong quá trình thực hiện. Công tác đào tạo được thực hiện đồng thời bằng 02 phương thức, vừa tổ chức đào tạo thông qua các clip bài giảng trên mạng internet và vừa đạo tạo trực tiếp, tập trung theo từng địa bàn huyện, thị xã, thành phố. Với phương thức triển khai đào tạo này, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (CBCCVCLĐ) tại các CQHCNN dễ dàng tiếp thu đầy đủ kiến thức mới theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015, nắm vững kỹ năng cơ bản cho việc vận hành HTQLCL, cách thức chuyển đổi bộ tài liệu theo TCVN ISO 9001:2015, đảm bảo cho việc triển khai áp dụng, duy trì HTQLCL tại cơ quan đạt được hiệu lực hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác CCHC.
Quang cảnh khóa đào đạo được tổ chức bằng clip bài giảng phát trên mạng internet và khóa đào tạo trực tiếp theo địa bàn huyện, thị xã, thành phố
Tiếp tục phát huy tính hiệu quả của công tác tư vấn, hướng dẫn trong giai đoạn 1, Sở KHCN đồng hành cùng với Viện NSVN bố trí triển khai vào những thời điểm dịch bệnh Covid-19 được kiểm soát, để đảm bảo toàn bộ CQHCNN được thực hiện hướng dẫn trực tiếp tại trụ sở CQHCNN theo từng HTQLCL, đồng thời áp dụng phương thức triển khai cuốn chiếu theo nội dung, địa bàn. Nhờ vậy, trong khoảng thời gian ngắn, Sở KHCN cùng với Viện NSVN đã hoàn tất công tác hướng dẫn các CQHCNN thực hiện chuyển đổi áp dụng TCVN ISO 9001:2015 theo phương thức trực tiếp “cầm tay chỉ việc”. Qua đó, đã đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung hướng dẫn theo yêu cầu của Đề án, CBCCVCLĐ tại các CQHCNN nắm vững kiến thức cơ bản về lý thuyết, kỹ năng thực hành trên thực tế, đã chuyển đổi thành công bộ tài liệu theo TCVN ISO 9001:2015, tiến hành vận hành, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu cơ bản của TCVN ISO 9001:2015.
Quang cảnh buổi hướng dẫn trực tiếp tại CQHCNN
Thành công trong công tác triển khai Đề án còn đến từ việc định hướng ban đầu và tổ chức xây dựng thành công Bộ tài liệu khung HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 áp dụng cho CQHCNN ở cả 03 cấp, làm tài liệu nền tảng để hỗ trợ và tạo thuận lợi cho các CQHCNN trong quá trình chuyển đổi hệ thống tài liệu HTQLCL từ phiên bản TCVN ISO 9001:2008 sang phiên bản mới TCVN ISO 9001:2015. Nhờ đó, các CQHCNN đã nhanh chóng cập nhật chuyển đổi hệ thống tài liệu HTQLCL đảm bảo phù hợp với yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015, phù hợp với bối cảnh của cơ quan và thực tiễn của tỉnh Khánh Hòa. Bộ tài liệu khung HTQLCL tiếp tục được Sở KHCN cùng với Viện NSVN thực hiện rà soát và đánh giá tính hiệu quả, tiện ích trong việc hỗ trợ CQHCNN thực hiện chuyển đổi, vận hành HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 sau một thời gian triển khai áp dụng thực tế. Bộ tài liệu khung cũng đã được Sở KHCN hoàn thiện và trình UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành cùng với Sổ tay hướng dẫn công tác xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong CQHCNN, tại Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021. Bộ tài liệu đã mang lại hiệu quả thiết thực, được các CQHCNN đánh giá rất cao. Các CQHCNN tổ chức áp dụng Bộ tài liệu và vận hành theo hướng dẫn tại Sổ tay, đã giúp cho HTQLCL tại cơ quan đó đảm bảo được duy trì, cải tiến tốt, hỗ trợ đắc lực trong công tác kiểm soát thực thi nhiệm vụ và công tác CCHC của cơ quan, đơn vị. Trong đó, điểm nổi bật là áp dụng HTQLCL vào hoạt động giải quyết hồ sơ TTHC, phù hợp với việc tích hợp HTQLCL và Trung tâm dịch vụ hành chính công trực tuyến (TTDVHCCTT), công nghệ thông tin, hệ thống tác nghiệp E - OFFICE của cơ quan, các hoạt động CCHC, chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh, đã đảm bảo HTQLCL sau khi chuyển đổi sang phiên bản TCVN ISO 9001:2015 đạt được hiệu lực và hiệu quả cao, trở thành công cụ hữu hiệu phục vụ cho công tác CCHC của tỉnh.
Ngoài ra, để phù hợp với các quy định về CCHC và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo mô hình một cửa, một cửa liên thông, tích hợp HTQLCL với các công cụ công nghệ thông tin và công cụ CCHC; trong năm 2021, Sở KHCN đã có 37 văn bản góp ý cho trên 320 quy trình nội bộ (QTNB) giải quyết các TTHC 03 cấp. Các QTNB này đóng vai trò là quy trình ISO để kiểm soát chất lượng công việc giải quyết TTHC, làm cơ sở cho cập nhật quy trình điện tử trên phần mềm một cửa. Song song với đó, Sở KHCN đã hướng dẫn cho các CQHCNN 03 cấp thực hiện duy trì và áp dụng HTQLCL phù hợp với tình hình mới, theo chỉ đạo của UBND tỉnh và định hướng việc triển khai ISO điện tử, phù hợp với mô hình Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của HTQLCL luôn được duy trì, Sở KHCN đã tăng cường hoạt động theo dõi, giám sát và kiểm tra công tác chuyển đổi áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong các CQHCNN trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa. Năm 2021, Sở KHCN đã tham mưu tổ chức 02 đợt kiểm tra: Đợt thứ nhất, do Sở KHCN đã chủ trì ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra tại 09 UBND cấp xã tại TP. Nha Trang và huyện Diên Khánh, đã hoàn thành chuyển đổi trong năm 2020; Đợt thứ hai, Sở KHCN tổ chức triển khai thực hiện theo kế hoạch của UBND tỉnh Khánh Hòa, trong đó kiểm tra trực tuyến 15 HTQLCL; kiểm tra qua hồ sơ và báo cáo 34 HTQLCL. Việc kiểm tra HTQLCL từ hình thức trực tiếp tại trụ sở cơ quan sang hình thức kiểm tra trực tuyến, cũng có nhiều khó khăn và lúng túng cho cơ quan quản lý, do chưa có hướng dẫn cụ thể cho hình thức kiểm tra này, cơ sở hạ tầng để thực hiện kiểm tra trực tuyến tại các CQHCNN chưa đảm bảo (không có phòng họp trực tuyến, đường truyền internet yếu, phần mềm họp trực tuyến Zoom chưa hoàn thiện, các thiết bị CNTT của các cá nhân chưa đầy đủ và đồng bộ...). Song, với sự nổ nỗ lực và bằng các giải pháp linh hoạt, chủ động phối hợp với các cơ quan chuẩn bị dự phòng các phương án cho những tình huống xảy ra, đã giúp cho Sở KHCN triển khai thành công tác kiểm tra bằng phương thức trực tuyến.
Hoạt động kiểm tra theo phương thức trực tuyến tại CQHCNN, năm 2021
Qua công tác kiểm tra, giám sát, Sở KHCN cũng đã kịp thời đánh giá thực tế hoạt động xây dựng, chuyển đổi áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN. Tính đến 30/6/2021, 100% CQHCNN ở 03 cấp tỉnh, huyện, xã tại Khánh Hòa đã đảm bảo hoàn thành việc chuyển đổi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015, đã công bố HTQLCL phù hợp TCVN ISO 9001:2015 trong năm 2020 và 2021, đáp ứng được thời hạn hoàn thành chuyển đổi HTQLCL theo yêu cầu tại Công văn số 419/BKHCN-TĐC ngày 21/02/2018 của Bộ KHCN. Sở KHCN cũng đã kiến nghị các biện pháp chấn chỉnh các cơ quan chưa đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu và kịp thời hỗ trợ, hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong hoạt động xây dựng, chuyển đổi áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các CQHCNN. Nhờ vậy, HTQLCL tại các CQHCNN sau chuyển đổi đảm bảo gắn kết công nghệ thông tin, tích hợp với TTDVHCCTT, phần mềm một cửa giải quyết TTHC, hệ thống tác nghiệp E - OFFICE của cơ quan; cùng với thành công trên thực tiễn của việc vận hành và kiểm tra trực tuyến HTQLCL trong năm 2021, việc xây dựng và áp dụng HTQLCL trong các CQHCNN đã trở thành một công cụ, giải pháp góp phần thúc đẩy công cuộc CCHC, xây dựng nền hành chính hiện đại trên địa bàn tỉnh.
Để tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả của việc xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các CQHCNN trong thời gian tới, nhất là trong bối cảnh hoạt động chuyển đổi số ngày càng được đẩy mạnh, Sở KHCN tiếp tục tham mưu tổ chức triển khai các giải pháp trọng tâm đó là: đẩy mạnh công tác theo dõi, giám sát, kiểm tra và thường xuyên tổ chức hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời các CQHCNN trong công tác xây dựng áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đảm bảo đúng quy định, phục vụ đắc lực cho công tác CCHC; tổ chức nghiên cứu, tham mưu các giải pháp xây dựng, áp dụng ISO điện tử, áp dụng TCVN ISO 18091:2020 trong các CQHCNN trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa gắn với việc xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.
Phạm Thị Lan