Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Trong những năm qua, Ban Dân tộc thường xuyên tuyên truyền quán triệt đến toàn thể công chức về công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận Văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các Quy định, Hướng dẫn của UBND tỉnh, của Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ, nhờ đó, công tác Văn thư - Lưu trữ tại Ban có nhiều chuyển biến tích cực.
Thường xuyên tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cho toàn thể công chức; cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị đầy đủ: giá, tủ đựng tài liệu, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng và thuận tiện; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu và lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
Công chức Ban Dân tộc sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT; sử dụng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan; 100% công chức sử dụng hệ thổng E-Office trong trao đổi, xử lý các văn bản của cơ quan; trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ được thường xuyên hơn, tạo bước chuyển biến tích cực trong nhận thức của lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Sau kết thúc mỗi đợt kiểm tra, Lãnh đạo Ban đều chỉ đạo cơ quan khắc phục ngay những tồn tại, hạn chế và thực hiện các giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể: Ban đã ban hành và tổ chức thực hiện Kế hoạch số 40/KH-BDT ngày 17/5/2022 về khắc phục những hạn chế theo đề nghị của Đoàn Kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ; tổ chức tập huấn cho công chức về thể thức và kỹ thuật trình bày soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; ban hành mới Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Ban Dân tộc tỉnh Khánh Hòa (Quyết định số 31/QĐ-BDT ngày 26/5/2022 về ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Ban Dân tộc tỉnh Khánh Hòa);...
Nhờ đó, Kết quả công tác văn thư, lưu trữ của Ban Dân tộc năm 2019, 2020 và năm 2021 được đánh giá, xếp loại tốt.
Để tiếp tục thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới, Lãnh đạo Ban và lãnh đạo các phòng cần chủ động, thường xuyên tuyên truyền để nâng cao nhận thức, trách nhiệm của công chức trong thực hiện công tác này; chỉ đạo thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tiếp tục kiện toàn tổ chức, sắp xếp, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đạt tiêu chuẩn theo quy định để đáp ứng được yêu cầu công việc trong giai đoạn mới; áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ một cách đồng bộ, xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống; thường xuyên tiến hành tự kiểm tra việc thực hiện tại cơ quan, đơn vị mình; kịp thời khắc phục những hạn chế; có hình thức xử lý nghiêm túc đối với tập thể, cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không tốt. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ phát huy được tầm quan trọng về bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ tra cứu góp phần quan trọng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Văn phòng, Ban Dân tộc tỉnh Khánh Hòa