Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, công tác số hóa tài liệu lưu trữ đang trở thành nhiệm vụ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và bảo quản tài liệu tại các cơ quan, đơn vị. Nhằm siết chặt kỷ luật, kỷ cương trong lĩnh vực này, Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026, trong đó quy định cụ thể các mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về số hóa tài liệu lưu trữ.
Theo quy định tại Điều 12 của Nghị định, các hành vi vi phạm được phân loại theo mức độ với các khung xử phạt tương ứng. Đối với những sai sót mang tính kỹ thuật như số hóa không đúng định dạng, độ phân giải, đặt tên tệp tin không đúng quy định hoặc không kết nối dữ liệu chủ, nếu tỷ lệ sai sót dưới 1% tổng số tài liệu thì có thể bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng.
Trường hợp vi phạm ở mức độ cao hơn, với tỷ lệ sai sót từ 1% đến dưới 1,5%, hoặc không xây dựng quy trình xuất – trả tài liệu, thực hiện số hóa khi chưa được phê duyệt, tổ chức số hóa tại địa điểm không đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, môi trường, hoặc không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7, mức phạt sẽ từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng.
Đối với các hành vi nghiêm trọng hơn như sai sót từ 1,5% đến dưới 2%, sử dụng thiết bị chưa được kiểm tra an toàn thông tin, không thực hiện ký số tài liệu hoặc mang thiết bị cá nhân vào khu vực số hóa, mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng sẽ được áp dụng.
Đáng lưu ý, các hành vi vi phạm liên quan đến an toàn, bảo mật thông tin bị xử lý nghiêm khắc hơn. Cụ thể, hành vi tự ý mang tài liệu lưu trữ gốc, dữ liệu số hóa hoặc thiết bị ra khỏi khu vực số hóa có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 12 triệu đồng. Trường hợp không xóa dữ liệu trên thiết bị trước khi đưa ra ngoài khu vực số hóa sẽ bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Đặc biệt, mức phạt cao nhất từ 25 triệu đồng đến 40 triệu đồng áp dụng đối với các hành vi không có biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu, không thực hiện sao lưu dự phòng, tiềm ẩn nguy cơ gây mất mát, thất thoát thông tin – những rủi ro có thể gây hậu quả nghiêm trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước.
Bên cạnh việc xử phạt bằng tiền, các tổ chức vi phạm còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả như: khắc phục các sai sót kỹ thuật để bảo đảm tài liệu số hóa đúng tiêu chuẩn; khôi phục dữ liệu bị mất, sai lệch; thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu theo quy định.
Thực tế cho thấy, công tác số hóa tài liệu không chỉ đơn thuần là chuyển đổi từ dạng giấy sang dạng số mà còn đòi hỏi quy trình chặt chẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật cao và các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin nghiêm ngặt. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật không chỉ giúp các cơ quan, đơn vị tránh bị xử phạt mà còn góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và cung cấp dịch vụ công.
Số hóa dữ liệu sổ hộ tịch tại Sở Tư pháp. Nguồn ảnh: Báo Khánh Hòa
Đối với tỉnh Khánh Hòa, việc triển khai nghiêm túc các quy định tại Nghị định 31/2026/NĐ-CP là yêu cầu cấp thiết trong tiến trình xây dựng chính quyền số, cải cách hành chính và hiện đại hóa nền hành chính công. Các cơ quan, đơn vị cần chủ động rà soát, hoàn thiện quy trình số hóa, đầu tư trang thiết bị đạt chuẩn, tăng cường kiểm tra, giám sát và nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện.
Kim Hữu
Phòng CCHC và VTLT