Sở Nội vụ vừa có văn bản gửi các cơ quan, đơn vị, địa phương về việc triển khai một số biện pháp nhằm chủ động trong công tác bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Trước tình hình thiên tai diễn biến phức tạp, thời tiết bất thường trong bối cảnh biến đổi khí hậu và để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ, giảm thiểu hậu quả do thời tiết gây ra, Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa yêu cầu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương thường xuyên tuyên truyền phổ biến từ lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương đến từng công chức, viên chức và người lao động khẩn trương nâng cao nhận thức, quán triệt trách nhiệm cá nhân đối với công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão. Đặc biệt đối với công chức, viên chức và những người trực tiếp làm công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chủ động theo dõi diễn biến mưa bão trên tất cả phương tiện thông tin đại chúng và tuân thủ nghiêm ngặt các cảnh báo, hướng dẫn của cơ quan chuyên trách. Từ đó, mỗi đơn vị sẽ sớm bố trí lực lượng và xây dựng phương án bảo vệ các phòng, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu; di chuyển hoặc kê, đặt tài liệu, hồ sơ lên giá, kệ cao, không để dưới đất, gần cửa sổ hoặc nơi có khả năng bị dột, thấm ướt; thường xuyên kiểm tra, giám sát, phòng ngừa, khắc phục, củng cố hệ thống cửa, hệ thống điện, hệ thống chống sét và tiếp địa an toàn, hệ thống thoát nước, cây xanh trong trụ sở cơ quan, đơn vị, địa phương.
Kê, đặt hồ sơ, tài liệu trên giá kệ cao nơi dễ thấm ướt
Về phía hạ tầng kho lưu trữ, những cơ quan đã có kho lưu trữ cần nhanh chóng cải tạo, nâng cấp hệ thống chống thấm, chống dột, tăng cường thông gió và trang bị thiết bị hỗ trợ bảo quản. Trong trường hợp kho tạm, việc kê cao tài liệu lên giá kệ, tránh đặt gần cửa sổ và cắt nguồn điện khi không có người trực được xem là vô cùng quan trọng để ngăn chặn ẩm mốc, thấm nước.
Các cơ quan, đơn vị cần chủ động theo dõi diễn biến thời tiết, xây dựng phương án
bảo vệ phòng, kho lưu trữ phủ bạc, che chắn hồ sơ tài liệu gần cửa sổ
Tài liệu phải được sắp xếp và đưa lên giá kệ bảo quản an toàn
Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị ẩm mốc, hư hỏng, thất thoát do thiên tai phải báo cáo Sở Nội vụ để được hướng dẫn, xử lý khắc phục, không được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu.
Kim Hữu