CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Tỉnh Khánh Hòa sau sáp nhập tuy có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, địa bàn quản lý rộng hơn trước nhưng không thay đổi chức năng nhiệm vụ được giao trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (viết tắt là VTLT), với sự quan tâm chỉ đạo sát sao, hướng dẫn kịp thời từ Trung ương, Bộ Nội vụ; Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đã kịp thời tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành các văn bản về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Đồng thời, Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa luôn bám sát và kịp thời hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị trong việc đăng ký văn bản đi, đến, thay đổi con dấu, bàn giao tài liệu, việc nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đối với khối tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; trong đó tập trung hướng dẫn kỹ vấn đề thống kê, tiếp nhận, bàn giao tài liệu theo đúng quy định để đảm bảo công tác quản lý tài liệu một cách tối ưu nhất, không để xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng tài liệu và đã yêu cầu các sở, ban ngành kịp thời báo cáo kết quả thực hiện về Sở để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ ngay khi có yêu cầu.

Kết quả thống kê số liệu tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa sau sáp nhập có trên 34.062 mét tài liệu, trong đó tài liệu của các Sở, ban ngành là 13.692 mét (gồm 5.221 mét tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; 8.471 mét tài liệu chưa chỉnh lý); các Ban và đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh là 2.807 mét tài liệu (gồm 50 mét tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; 2.757 mét tài liệu chưa chỉnh lý).

                  Tài liệu cấp huyện (trước sáp nhập) đã được đóng gói

Hoạt động văn thư, lưu trữ là một hoạt động đặc thù riêng biệt đòi hỏi sự cần mẫn, sáng tạo, vận dụng phù hợp các quy định trong cách làm để bảo vệ và lưu giữ nguyên vẹn giá trị lịch sử phát triển trong bất kỳ giai đoạn nào. Hiện nay sau khi chính quyền địa phương 02 cấp đi vào vận hành, mặc dù công tác quản lý về lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa luôn được quan tâm đẩy mạnh và đạt được những kết quả khả quan, song vẫn còn một số khó khăn sau: Thứ nhất, công tác bàn giao hồ sơ, tài liệu giữa các cơ quan sau sáp nhập chưa hoàn thành theo kế hoạch đề ra; Thứ hai, việc bố trí kho lưu trữ đã được lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo các cơ quan quan tâm bố trí đảm bảo việc lưu trữ tài liệu đã bàn giao, tiếp nhận; hiện tại tài liệu đang bảo quản tại 02 địa điểm (01 địa điểm tại các trụ sở thuộc tỉnh Khánh Hòa và 01 địa điểm tại các trụ sở thuộc tỉnh Ninh Thuận - trước sáp nhập). Trong đó, các kho tại tỉnh Ninh Thuận (trước sáp nhập) do vị trí địa lý cách xa trụ sở làm việc hiện tại và đa số tài liệu chưa được chỉnh lý, số hóa nên việc phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn cho cơ quan thực hiện khai thác; Thứ ba, nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ sau sáp nhập đều được các cơ quan phân công thực hiện nhưng chưa đáp ứng nhu cầu. Sau sáp nhập số lượng văn bản phát hành tăng lên rất nhiều nhưng nhân sự có kinh nghiệm làm văn thư, lưu trữ bị giảm xuống do xin nghỉ theo chế độ hoặc chuyển công tác khác, nhân sự kiêm nhiệm nên trình độ chuyên môn về văn thư, lưu trữ chưa được chuyên sâu; về công tác lưu trữ như lập hồ sơ công việc còn nhiều hạn chế; Thứ tư, hoạt động thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh sau sáp nhập được tỉnh quan tâm thực hiện và đã có văn bản yêu cầu các cơ quan, đơn vị rà soát các phông tài liệu của các cơ quan thuộc tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập đã chỉnh lý để nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, qua theo dõi, mặc dù hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý nhưng chất lượng chưa đạt yêu cầu (biên mục lục chưa đầy đủ, đánh số chưa liên tục…) do tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập không có đội ngũ, công chức chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ cũng như hoạt động chỉnh lý trên địa bàn. Do đó, để đáp ứng được điều kiện nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử cần thực hiện đánh giá lại số hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, cấp tỉnh để đảm bảo việc nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Thứ năm, việc số hóa tài liệu lưu trữ được Tỉnh ủy, UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai đẩy mạnh thực hiện nhưng sau sáp nhập số lượng tài liệu cần chỉnh lý tăng nhiều nhưng thiếu kinh phí thực hiện do tỉnh mới đi vào vận hành nên việc cân đối dự toán còn nhiều khó khăn. Trong đó, khó khăn về thủ tục đấu thầu, thời gian thực hiện các bước theo quy trình đấu thầu để đảm bảo đúng quy định rất lâu và kéo dài nên cơ bản tiến độ hoàn thành số hóa tài liệu trong thời gian ngắn theo yêu cầu của Trung ương là rất khó khăn; Đối với hồ sơ tài liệu điện tử, hiện nay tỉnh Khánh Hòa đang sử dụng song song 02 phần mềm quản lý văn bản khác nhau, trong đó Văn phòng UBND tỉnh sử dụng phần mềm riêng và các sở, ban, ngành còn lại sử dụng phần mềm riêng nên khó khăn trong việc tích hợp, quản lý, triển khai hồ sơ điện tử.

       Tài liệu cấp huyện (trước sáp nhập) chưa được chỉnh lý và số hóa

Để đẩy mạnh quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp tỉnh trong thời gian tới, tỉnh Khánh Hòa kiến nghị một số giải pháp như sau: