Để góp phần đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính (CCHC), các cơ quan cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (cơ quan HCNN) phải tăng cường tổ chức vận hành Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 (HTQLCL) để kiểm soát chất lượng công việc, trọng tâm là giải quyết các TTHC nhằm nâng cao sự hài lòng của tổ chức, công dân. Trong năm 2019, tỉnh Khánh Hòa đã tổ chức tốt công tác duy trì áp dụng HTQLCL trong các cơ quan HCNN và đạt nhiều kết quả tích cực.
Cụ thể, UBND tỉnh đã chỉ đạo xây dựng, phê duyệt Đề án chuyển đổi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (kèm Quyết định số 1439/QĐ-UBND ngày 05/5/2019). Hiện đã tuyển chọn được đơn vị tư vấn để hoàn thành chuyển đổi toàn bộ 182 HTQLCL trong năm 2021.
Để phù hợp quy định về CCHC theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ, UBND tỉnh đã có chủ trương và giao cho Sở KHCN hướng dẫn 6 sở tổ chức sáp nhập 18 HTQLCL độc lập tại các chi cục và tương đương vào HTQLCL của các sở. Từ đó, đảm bảo tăng cường kiểm soát chặt chẽ chất lượng công việc, phù hợp với các quy trình giải quyết TTHC.
Thực hiện chủ trương và nhiệm vụ phân công, Sở Khoa học và Công nghệ đã tham mưu của UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan HCNN áp dụng mô hình ISO để xây dựng quy trình nội bộ giải quyết TTHC, làm cơ sở tích hợp quy trình điện tử trên TTDVHCCTT, thực hiện duy trì và áp dụng HTQLCL phù hợp với tình hình mới, định hướng cho việc triển khai ISO điện tử, xây dựng Chính phủ điện tử. Các HTQLCL trong các cơ quan HCNN đã được kiểm tra đầy đủ về hoạt động duy trì, vận hành và cải tiến trong năm 2019 theo Kế hoạch số 7006/KH-UBND ngày 17/7/2019 của UBND tỉnh, nhằm đảm bảo việc duy trì vận hành theo đúng yêu cầu của TCVN ISO 9001 và Quyết định 19/2014/QĐ-TTg. Qua công tác kiểm tra, đã phát hiện các điểm không phù hợp và đã hướng dẫn khắc phục, đảm bảo cho HTQLCL phát huy được hiệu lực, hiệu quả trong kiểm soát chất lượng công việc, phục vụ công tác CCHC. Ngoài ra, thông qua công tác kiểm tra tại 13 UBND cấp xã, đã hướng dẫn kỹ năng thực tế về đánh giá, kiểm tra công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại UBND cấp xã cho công chức cấp huyện.
Công tác triển khai áp dụng HTQLCL trong các cơ quan HCNN được phối hợp chặt chẽ trong việc thực hiện nhiệm vụ CCHC tỉnh: Đưa nội dung ISO trong kế hoạch CCHC của tỉnh và tổ chức đánh giá tiêu chí này trong hoạt động CCHC, tích hợp hoạt động kiểm tra ISO trong hoạt động kiểm tra CCHC...
Kết quả trong năm 2019, 182 HTQLCL trong 277 cơ quan HCNN tiếp tục được duy trì áp dụng, đảm bảo 100% các cơ quan HCNN từ cấp tỉnh đến cấp xã tại Khánh Hòa thực hiện xây dựng và áp dụng HTQLCL trong hoạt động của mình, phục vu đắc lực cho công tác CCHC.
Tác động hỗ trợ của HTQLCL trong công tác CCHC
Như vậy trong năm 2019, 100% các cơ quan HCNN từ cấp tỉnh, cấp huyện cho đến cấp xã đã đảm bảo duy trì áp dụng HTQLCL, thể hiện sự nổ lực cố gắng của nhiều cơ quan, nhiều cấp, nhiều ngành, trước hết là sự chỉ đạo sâu sát và kiên quyết của UBND tỉnh; nổi bật là việc chỉ đạo áp dụng HTQLCL vào giải quyết các TTHC tích hợp với phần mềm một cửa điện tử. Các cơ quan HCNN đã làm tốt việc thiết lập, sửa đổi tài liệu, đảm bảo vai trò của HTQLCL là cơ sở cho việc thiếp lập quy trình giải quyết TTHC trên phần mềm một cửa điện tử, đảm bảo phương pháp quản lý công việc một cách khoa học. Trong năm 2019, đã có nhiều cơ quan thực hiện cải tiến trong việc tích hợp HTQLCL với các công cụ CNTT, CCHC (sử dụng văn bản điện tử thay thế cho hệ thống tài liệu bằng văn bản giấy và đưa vào hệ thống tác nghiệp điện tử E-Office để dùng chung, sử dụng QT điện tử trên TT DVHCCTT thay cho QT giấy, sử dụng kết quả đo lường chỉ số hài lòng của tỉnh cho hoạt động đo lường sự hài lòng của khách hàng…), đã đảm bảo phối hợp tốt các công cụ, phát huy hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC.
Với việc áp dụng công cụ kiểm soát bằng HTQLCL, đã hạn chế đến mức thấp nhất các sai lỗi trong hoạt động giải quyết công việc, tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ; CBCCVC nâng cao tinh thần trách nhiệm, năng lực, tự kiểm soát được công việc, nâng cao mức độ hài lòng của tổ chức và công dân; CBCC có điều kiện cải tiến phương pháp làm việc, giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả, giảm các tác động tiêu cực khi giải quyết các TTHC cho tổ chức, cá nhân.
HTQLCL đã tạo tiền đề cho việc ứng dụng CNTT, các quy trình ISO, quy trình nội bộ tiếp tục phát huy vai trò là căn cứ, là chuẩn mực để xây dựng các quy trình giải quyết công việc trên hệ thống phần mềm một cửa điện tử. Một số cơ quan HCNN thực hiện tốt mô hình công tác ứng dụng CNTT kết hợp với HTQLCL, tích hợp và đồng bộ với hoạt động giải quyết TTHC trên phần mềm một cửa điện tử, phù hợp với cơ chế một cửa, một cửa liên thông; giúp cho tổ chức, công dân theo dõi được quá trình giải quyết hồ sơ, góp phần giải quyết công việc nhanh chóng tại các sở, ban, ngành, UBND các cấp, kiểm soát được sai sót trong việc tham mưu các văn bản; tỷ lệ hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm và đúng hẹn đạt kết quả trên 90%, nhiều cơ quan đảm bảo giải quyết 100% hồ sơ đúng hẹn, góp phần phát huy hiệu quả hoạt động quản lý, phục vụ tốt cho nhiệm vụ CCHC tại cơ quan, đơn vị. Một số cơ quan điển hình thực hiện tốt việc duy trì HTQLCL như: Sở Giao thông vận tải, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở KHCN, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, Ban Dân tộc, Ban Quản lý Khu kinh tế Vân Phong, UBND thị xã Ninh Hòa...
Trong năm 2020, các HTQLCL của cơ quan HCNN trong tỉnh sẽ được chuyển đổi sang TCVN ISO 9001:2015, đảm bảo tăng cường hiệu quả, đồng bộ với việc thực hiện cuộc CM công nghiệp 4.0, triển khai Chính phủ điện tử, phù hợp vơi mô hình TTDVHCCTT, từ đó góp phần đay mạnh công cuộc CCHC của tỉnh.
Những thuận lợi, khó khăn và tồn tại
Thuận lợi: Hệ thống văn bản QPPL đầy đủ, đồng bộ trong việc áp dụng HTQLCL và công tác CCHC, hướng dẫn kịp thời của các cơ quan chuyên môn cấp trên; sự quan tâm chỉ đạo kịp thời UBND tỉnh, quyết liệt trong công tác chỉ đạo về thiết lập xây dựng quy trình nội bộ theo mô hình ISO phù hợp với quy định CCHC, đồng bộ với việc vận hành TTDVHCCTT, gắn kết chặt chẽ với việc áp dụng CNTT, chỉ đạo rốt ráo việc chuyển đổi sang TCVN ISO 9001:2015, đưa tiêu chí áp dụng HTQLCL là nội dung đánh giá xếp hạng CCHC; lãnh đạo các cơ quan HCNN đã quyết tâm trong công tác chỉ đạo và tạo sự đồng thuận của cấp dưới và CBCCVC; một số HTQLCL đã tích lũy được kinh nghiệm triển khai, nhận thức của các CBCCVC được nâng lên qua các năm; sự hỗ trợ của CNTT gắn với công tác CCHC, sự vận hành TTDVHCC trực tuyến đã tạo sự đồng bộ; các cơ quan chủ trì đã có những hoạt động kiểm tra, hướng dẫn hiệu quả trong công tác duy trì áp dụng HTQLCL trong các cơ quan HCNN.
Khó khăn: Các văn bản QPPL thay đổi thường xuyên, sự thay đổi về phân công nhân sự và tổ chức nên khó đảm bảo tiến độ xây dựng quy trình nội bộ, cập nhật HTQLCL; công việc trong các cơ quan HCNN ngày càng nhiều, biên chế ngày càng bị tinh giản, CBCC phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc thực hiện duy trì, áp dụng HTQLCL không kịp thời và đồng bộ; nguồn nhân lực trong cơ quan HCNN biến động, nhiều CBCCVC chưa được đào tạo cập nhật kiến thức về ISO; phần mềm một cửa mới còn phải hoàn thiện; tỉnh Khánh Hòa chưa có tổ chức tư vấn, đào tạo và chứng nhận HTQLCL; số lượng HTQLCL trong các cơ quan HCNN tại Khánh Hòa nhiều nên công tác kiểm tra HTQLCL trong các cơ quan HCNN chưa đầy đủ.
Tồn tại: Cách ban hành và cập nhật TTHC trên cổng dịch vụ công của các Bộ, ngành chưa cụ thể và rõ ràng, gây khó khăn cho việc xây dựng quy trình nội bộ; một số TTHC không quy định thời gian giải quyết, chưa rõ cơ quan thực hiện, quy định về bảo mật... nên không thể cập nhật trên phần mềm một cửa điện tử để kiểm soát công việc; phần mềm một cửa điện tử mới chỉ cập nhật các bước lớn theo phòng/ đơn vị, do đó chưa kiểm soát hết chất lượng công việc từng cá nhân; công tác phân công, bố trí CBCC làm ISO tại một số cơ quan HCNN chưa hợp lý; biên chế của cơ quan hướng dẫn áp dụng HTQLCL tại địa phương (Chi cục TCĐLCL) còn mỏng, việc phân cấp, ủy quyền cho cấp huyện còn khó khăn.
Những kiến nghị giải pháp qua thực tiễn triển khai tại tỉnh Khánh Hòa
Đối với Bộ Khoa học và Công nghệ: Rà soát, sửa đổi các văn bản QPPL về xây dựng, áp dụng HTQLCL cho phù hợp với các quy định CCHC, áp dụng Chính phủ điện tử; phân cấp cho địa phương chủ động lựa chọn mô hình gọn nhẹ và thích hợp, phối hợp lồng ghép với công tác CCHC tại địa phương; tham mưu Chính phủ quy định cơ chế đặc thù đối với công tác lựa chọn đơn vị tư vấn HTQLCL theo hình thức đấu thầu; tổ chức tổng kết, đánh giá công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL trong các cơ quan HCNN tại địa phương, giới thiệu các mô hình điển hình để học tập.
Đối với các Bộ, ngành Trung ương: Rà soát và sửa đổi bộ TTHC kịp thời với sự thay đổi của văn bản QPPL theo 04 cấp; cụ thể quy trình và các bước thực hiện TTHC theo mô hình ISO phù hợp với tình hình thực tế giải quyết TTHC ở địa phương; cập nhật kịp thời TTHC và quy trình điện tử giải quyết TTHC trên cổng dịch vụ công quốc gia.
Đối với Văn phòng Chính phủ: Hướng dẫn chi tiết việc lấy ý kiến thực hiện TTHC, đánh giá thực hiện TTHC theo định hướng đồng bộ và tích hợp với mô hình ISO.
Đối với Tổng cục TCĐLCL: Phổ biến, hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho việc quản lý hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL, chuyển đổi sang TCVN 9001:2015; hướng dẫn áp dụng ISO điện tử; quy định cụ thể chương trình đào tạo, tổ chức cơ sở đào tạo cho công tác kiểm tra HTQLCL.
Tóm lại, qua những kết quả đạt được thời gian qua có thể nhận thây rõ các cơ quan, đơn vị, địa phương đã nỗ lực không ngừng, thực hiện tốt chỉ đạo của Trung ương và UBND tỉnh, trong đó đảm bảo tổ chức chuyển đổi HTQLCL theo phiên bản ISO 9001 mới nhất của quốc tế, phù hợp với cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và tích hợp với vận hành Trung tâm dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.
Trần Thanh Lân
Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Khánh Hòa